AI System Implementation Proposal
AI業務自動化システム
導入稟議書
出荷証明書自動作成 ／ 受発注・問い合わせ管理 ／ 現場調査報告書自動作成
1. 導入概要・目的
当社は、建物の診断・改修工事における出荷証明書の発行、仕入先への発注業務、
現場調査報告書の作成等を紙・Excelベースで運用してきた。
業務量の増加に伴い、これらの作業に要する時間が増大しており、
営業担当者・事務担当者の工数を圧迫している。
本稟議は、AIを活用した3つの業務自動化システムを段階的に導入し、
業務効率化・品質向上・ヒューマンエラー削減を実現することを目的とする。
導入3システムの概要
① 出荷証明書AI自動作成システム — メール受信 → AI解析 → 証明書Excel自動生成
② 受発注・問い合わせ管理AIシステム — 電話・メール → 注文書自動作成・掛け率計算・ナレッジ蓄積
③ 現場調査報告書AI自動作成システム — 音声メモ＋工事写真 → 劣化診断報告書自動生成
2. 現状の課題
| 業務 |
現状の問題点 |
月間工数（概算） |
エラー・リスク |
| 出荷証明書発行 |
メールで届いた依頼内容を手動でExcelに転記。コニシ・エスケー化研等メーカーごとに書式が異なり、毎回フォーマット選択・編集が必要。情報不足時に個別確認が発生。 |
月 40時間 |
転記ミス、書式選択ミス |
| 受発注・注文書作成 |
電話・メールで受けた注文内容をメモし、後からExcelで注文書を作成。顧客ごとの掛け率を都度確認表で参照する手間がある。 |
月 30時間 |
聞き取りミス、掛け率適用漏れ |
| 現場調査報告書作成 |
現場写真を整理し、劣化状況をテキストで入力。コニシ・エスケー化研等の診断フォーマットに合わせて手動で記入。写真と所見の紐付けに時間がかかる。 |
月 50時間 |
写真誤挿入、所見の記載漏れ |
| 合計 |
3業務合計の非付加価値時間 |
月 120時間 |
— |
月120時間の非付加価値業務が、営業・現場担当者の本来業務を圧迫している
うち営業担当者が処理している事務作業が多く、本来の営業活動・顧客対応に充てる時間を圧迫している。
繁忙期（改修工事集中期）は処理が追いつかず、証明書発行遅延による顧客満足度低下のリスクもある。
3. 導入システム詳細
システム①
出荷証明書AI自動作成
40h削減/月（想定）
主な機能:
• メール本文からのAI情報抽出
• 情報不足時のチャット自動アラート
• メーカー別書式の自動選択・入力
• Excel出力 & 完了通知
システム②
受発注・問い合わせ管理AI
30h削減/月（想定）
主な機能:
• 電話AI文字起こし連携
• 品目・数量のAI抽出&候補提示
• 掛け率マスタ自動参照・計算
• ナレッジベース構築&検索
システム③
現場調査報告書AI作成
50h削減/月（想定）
主な機能:
• 音声メモ → テキスト自動変換
• 工事写真の部位手動紐付け画面
• 劣化所見・改修仕様の自動生成
• 報告書テンプレート自動入力
3-1. 出荷証明書AI自動作成システム
メール受信
Gmail/Outlook
→
チャット通知
受付確認
→
AI解析
情報抽出
→
不足情報
チャットアラート
→
フォーマット
選択
→
Excel自動入力
完了通知
| 対応メーカー・書式 | 必須フィールド | 自動入力率（目標） |
|---|
| コニシ株式会社（シーリング材） | 製品名・型番・ロットNo.・劣化度・施工場所・検査結果 | 90%以上 |
| エスケー化研株式会社（塗料） | 塗料品名・希釈率・塗装面積・塗布量・乾燥時間 | 90%以上 |
| KAIM標準書式 | 証明書No.・発行日・納入先・施工場所・担当者 | 95%以上 |
| その他メーカー指定書式 | 各社指定フォーマットに対応（登録制） | 80%以上（学習後） |
3-2. 受発注・問い合わせ管理AIシステム
電話 / メール
受信
→
AI文字起こし
・分類
→
注文内容
抽出
→
掛け率
自動計算
→
注文書
自動生成
| 機能 | 説明 | 効果 |
|---|
| 電話AI文字起こし連携 |
電話通話内容を文字起こし。顧客名・品目・数量・納期をAIが自動抽出する。 |
聞き取りミス・メモ漏れの解消 |
| 掛け率自動計算 |
顧客マスタに登録された掛け率を自動参照し、販売価格を即時算出する。 |
掛け率適用ミスの撲滅 |
| 問い合わせナレッジ蓄積 |
回答済み問い合わせを自動でナレッジ化。次回同様の問い合わせへの回答候補を提示。 |
問い合わせ対応時間 50%削減 |
3-3. 現場調査報告書AI自動作成システム
現場で
音声メモ録音
→
工事写真
アップロード
→
音声
テキスト化
→
写真×部位
手動紐付け
→
報告書
AI生成
→
確認・修正
完成
AIの役割と人の役割の分担:
AIが担う: 音声→テキスト変換、報告書の文章生成、テンプレートへの自動入力
人が担う: 工事写真と部位（バルコニー・外壁等）の紐付け確認、報告書の最終確認・修正
※写真内容のAI自動判定は精度・コスト面から対象外。担当者が画面で簡単に紐付けを確認する方式を採用。
| 対応報告書フォーマット | 自動入力内容 |
|---|
| KAIM標準調査報告書 | 建物概要・調査日・担当者・各部位の劣化状況・部位別評価（劣化度Ⅰ〜Ⅳ） |
| コニシ（シーリング診断） | 材種判定・外観劣化状態・引張試験結果・劣化度・改修工法の提案 |
| エスケー化研（塗装診断） | 塗装仕様書（工程名・品名・希釈率・塗回数・所要量・乾燥時間） |
期待される品質向上効果:
• 報告書の作成時間を平均2〜3時間 → 30分以下に短縮（目標）
• 担当者ごとの記述ばらつきをAIが統一表現に整形
• 写真の部位紐付けを画面で一括確認することで誤挿入を防止
4. 実施スケジュール
2026年
11月
全システム共通 要件定義・キックオフ・既存データ整理
システム① 出荷証明書テンプレート収集・フィールド定義
システム② 顧客マスタ・掛け率データの整理・移行準備
2026年
12月
システム① 出荷証明書AI開発・チャット連携・テスト → 本番リリース
システム② ナレッジベース・注文書作成機能の開発 → 本番リリース
システム③ 音声テキスト化・報告書テンプレート設計開始
2027年
1月
システム③ 写真紐付け画面・報告書AI開発・テスト → 本番リリース
全システム共通 担当者研修・操作マニュアル配布
2027年
2月〜
全システム共通 定常運用フェーズ移行・月次効果測定・継続改善
5. 実施分担・当社担当範囲
株式会社ピースフラットシステム（開発パートナー）が担当
✔ AIシステムの要件定義・設計・開発
✔ チャットツール / Gmail連携設定
✔ 出荷証明書・報告書テンプレート設定
✔ AIプロンプト設計・チューニング
✔ テスト・品質保証
✔ 担当者向けトレーニング・研修実施
✔ 本番稼働後の保守・改善（月次）
KAIM様にご用意いただくもの
□ 出荷証明書Excelフォーマット（メーカー別・全パターン）
□ 現場調査報告書のフォーマット
□ 顧客マスタ（顧客名・掛け率・連絡先）
□ チャットツールへのアプリ追加許可
□ Gmail / Outlookへのアクセス許可
□ 現場担当者が使用する音声録音環境
□ 研修参加者の時間確保
6. 伴走支援を依頼する理由
単なるシステム開発の発注ではなく、株式会社ピースフラットシステムに伴走支援を依頼する理由は以下の通りである。
AIを活用した業務改善のノウハウを社内に取り込み、将来的な自社展開を視野に入れている。
| 理由 | 詳細 |
|---|
| 同業へのAI活用横展開 |
出荷証明書・現場調査報告書等の業務はKAIMと類似する改修・建設業者に共通している。伴走支援を通じて得たAI活用ノウハウを、今後同業他社へのサービスとして横展開できる可能性がある。 |
| AI活用の社内知見蓄積 |
外注して終わりではなく、開発過程を通じて社内担当者がAIシステムの仕組みを理解する。将来的に自社でAIを活用した業務改善を自走できる体制を構築する。 |
| 業界特化への対応力 |
シーリング材診断（コニシ）・塗装仕様書（エスケー化研）等、建物改修業界固有のフォーマット・業務フローをすでに把握している。デモモックで実業務に即した内容を確認済み。 |
| 段階的・継続的な改善 |
3システムを段階的にリリースし、現場のフィードバックを取り込みながら改善を続ける体制が整っている。単発開発ではなく継続的なパートナーシップを前提とした支援。 |
将来的な展開イメージ:
KAIM株式会社自身がAI活用のノウハウを持つことで、同業の管理組合・改修業者へのAI導入支援サービスとして外販することが可能になる。
今回の伴走支援はその第一歩と位置づける。
7. リスクと対策
| リスク | 対策 | 対応主体 |
|---|
| AI抽出精度が低い場合 |
完全自動化ではなく「AIが下書き、人が確認・承認」フローとする。担当者の確認ステップを必ず設ける。 |
開発パートナー |
| 音声テキスト化の精度問題 |
フィラー除去・後処理ロジックを実装。精度が要件未達の場合は追加チューニングを実施。 |
開発パートナー |
| 担当者の使用定着 |
段階的ロールアウト・研修の実施・操作マニュアル提供。最初の1ヶ月はサポートを設置。 |
開発パートナー |
| 前提条件の変更 |
Excelフォーマット増加・電話システム非対応等、前提が崩れた場合は別途見積もりを提示する。 |
双方確認 |