AI System Implementation Proposal
AI業務自動化システム
導入稟議書
出荷証明書自動作成 ／ 受発注・問い合わせ管理 ／ 現場調査報告書自動作成
1. 導入概要・目的
当社（KAIM Corp）は、建物の診断・改修工事における出荷証明書の発行、仕入先への発注業務、
現場調査報告書の作成等を紙・Excelベースで運用してきた。
業務量の増加に伴い、これらの作業に要する時間が増大しており、
営業担当者・事務担当者の工数を圧迫している。
本稟議は、AIを活用した3つの業務自動化システムを段階的に導入し、
業務効率化・品質向上・ヒューマンエラー削減を実現することを目的とする。
導入3システムの概要
① 出荷証明書AI自動作成システム — メール受信 → AI解析 → 証明書PDF自動生成
② 受発注・問い合わせ管理AIシステム — 電話・メール → 注文書自動作成・掛け率計算・ナレッジ蓄積
③ 現場調査報告書AI自動作成システム — 工事写真 + 音声 → 劣化診断報告書自動生成
2. 現状の課題
| 業務 |
現状の問題点 |
月間工数（概算） |
エラー・リスク |
| 出荷証明書発行 |
メールで届いた依頼内容を手動でExcelに転記。コニシ・エスケー化研等メーカーごとに書式が異なり、毎回フォーマットを選択・編集する手間が発生。情報不足時に担当者が個別確認する必要がある。 |
月 40時間 |
転記ミス、書式選択ミス |
| 受発注・注文書作成 |
電話・メールで受けた注文内容を聞きながらメモし、後からExcelで注文書を作成。顧客ごとの掛け率を都度確認表で参照する手間がある。同じ品目を毎回手入力している。 |
月 30時間 |
聞き取りミス、掛け率適用漏れ |
| 現場調査報告書作成 |
現場で撮影した写真を整理し、劣化状況をテキストで入力。コニシ・エスケー化研等の診断フォーマットに合わせて手動で記入。写真と所見の紐付けに時間がかかる。 |
月 50時間 |
写真誤挿入、所見の記載漏れ |
| 合計 |
3業務合計の非付加価値時間 |
月 120時間 |
— |
月120時間 = 人件費換算 約¥480,000/月（時給4,000円想定）の損失
うち営業担当者が処理している事務作業が多く、本来の営業活動に充てる時間を圧迫している。
また繁忙期（改修工事集中期）は処理が追いつかず、証明書発行の遅延が顧客満足度低下につながるリスクがある。
3. 導入システム詳細
システム①
出荷証明書AI自動作成
40h削減/月（想定）
対象業務:
• コニシ・エスケー化研等の出荷証明書発行
• 管理組合・施工会社への保証書発行
• 証明書No.の自動採番
主な機能:
• メール本文からの情報AI抽出
• 情報不足時のSlack自動アラート
• メーカー別書式の自動選択
• PDF出力 & 完了通知
システム②
受発注・問い合わせ管理AI
30h削減/月（想定）
対象業務:
• 電話・メールからの注文書作成
• 顧客別掛け率の自動計算
• 問い合わせのナレッジ化・自動回答
主な機能:
• 電話AI文字起こし連携
• 品目・数量のAI抽出&候補提示
• 掛け率マスタ自動参照
• ナレッジベース構築&検索
システム③
現場調査報告書AI作成
50h削減/月（想定）
対象業務:
• 建物劣化診断報告書の作成
• シーリング・塗装等の劣化所見記録
• コニシ・エスケー化研フォーマット対応
主な機能:
• 工事写真のAI劣化判定
• 音声メモから所見テキスト自動生成
• 部位別劣化度の自動評価（劣化度Ⅰ〜Ⅳ）
• 報告書テンプレート自動入力
3-1. 出荷証明書AI自動作成システム
メール受信
（Gmail/Outlook）
→
Slack自動通知
受付確認
→
AI解析
情報抽出
→
不足情報
Slackアラート
→
証明書
自動生成
→
PDF出力
完了通知
| 対応メーカー・書式 | 必須フィールド | 自動入力率（目標） |
|---|
| コニシ株式会社（シーリング材） | 製品名・型番・ロットNo.・劣化度・施工場所・検査結果 | 90%以上 |
| エスケー化研株式会社（塗料） | 塗料品名・希釈率・塗装面積・塗布量・乾燥時間 | 90%以上 |
| KAIM Corp標準書式 | 証明書No.・発行日・納入先・施工場所・担当者 | 95%以上 |
| 大和ハウス・パナソニック等 | 各社指定フォーマットに対応 | 80%以上（学習後） |
Slack連携について: 新規依頼受信時・情報不足検出時・証明書生成完了時の3つのタイミングで自動通知。
担当者はSlackで全ての進捗を確認でき、メールチェック頻度を削減できる。
3-2. 受発注・問い合わせ管理AIシステム
電話 / メール
受信
→
AI文字起こし
・分類
→
注文内容
抽出
→
品目候補
AI提示
→
掛け率
自動計算
→
注文書
生成・送付
| 機能 | 説明 | 効果 |
|---|
| 電話AI文字起こし連携 |
電話受信時にリアルタイムで通話内容を文字起こし。顧客名・品目・数量・納期をAIが自動抽出する。 |
聞き取りミス・メモ漏れの解消 |
| 品目候補AI提示 |
過去の注文履歴を参照し、顧客が過去に注文した品目を優先表示。品名の表記ゆれも吸収する。 |
手入力時間 80%削減 |
| 掛け率自動計算 |
顧客マスタに登録された掛け率を自動参照。定価に掛け率を乗じた仕入価格・販売価格を即時算出。 |
掛け率適用ミスの撲滅 |
| 問い合わせナレッジ蓄積 |
回答済みの問い合わせを自動でナレッジ化。次回同様の問い合わせにAIが自動回答候補を提示する。 |
問い合わせ対応時間 50%削減 |
3-3. 現場調査報告書AI自動作成システム
現場で写真撮影
＋音声メモ
→
画像AI解析
劣化検出
→
音声→テキスト
所見抽出
→
部位別
劣化度評価
→
報告書
テンプレ生成
→
PDF出力
顧客送付
| 対応報告書フォーマット | 自動入力内容 |
|---|
| KAIM Corp 標準調査報告書 | 建物概要・調査日・担当者・各部位の劣化状況（外装・バルコニー・シーリング・鉄部・屋上）・部位別評価（劣化度Ⅰ〜Ⅳ）・改修仕様書への連携 |
| コニシ（シーリング診断） | 材種判定・外観劣化状態（ひび割れ・汚れ・剥離・チョーキング）・引張試験結果・劣化度・改修工法の提案 |
| エスケー化研（塗装診断） | 塗装仕様書（工程名・品名・希釈率・塗回数・所要量・塗り重ね乾燥時間） |
期待される品質向上効果:
• 写真と所見の自動紐付けにより、誤挿入ゼロを実現
• 劣化度の判定基準がAIに統一され、担当者によるばらつきを解消
• 報告書の作成時間を平均4時間 → 30分以下に短縮（目標）
4. 投資費用・費用対効果
4-1. 費用内訳
| 項目 |
内容 |
金額（税別） |
| 【初期費用】 |
| システム① 出荷証明書AI |
要件定義・設計・開発・テンプレート設定（コニシ・エスケー化研等4社対応）・Slack連携 |
¥400,000 |
| システム② 受発注・問い合わせAI |
電話AI連携・注文書作成機能・掛け率マスタ設定・ナレッジベース構築 |
¥450,000 |
| システム③ 調査報告書AI |
画像解析AI設定・音声文字起こし連携・報告書テンプレート（3種）設定 |
¥350,000 |
| 初期設定・データ移行・研修 |
既存マスタデータの移行、担当者向けトレーニング（2日間） |
¥80,000 |
| 初期費用合計 |
¥1,280,000 |
| 【月額費用（運用・保守）】 |
| システム保守・改善 |
月次レポート・機能改善・AIモデル追加学習 |
¥50,000 |
| AIクラウド利用料（Claude API等） |
使用量に応じた従量課金（月間処理量想定） |
¥20,000〜 |
| 電話AI文字起こしサービス |
通話録音・文字起こしサービス利用料 |
¥15,000〜 |
| 月額費用合計 |
¥85,000〜 |
※上記は概算金額です。詳細は要件定義後に確定見積もりを提示します。
4-2. 費用対効果（ROI）分析
| 項目 |
計算根拠 |
月間削減額 |
| 出荷証明書作業時間削減 |
40時間/月 × ¥3,500/時 × 削減率85% ≈ 34時間分 |
¥119,000 |
| 受発注作業時間削減 |
30時間/月 × ¥3,500/時 × 削減率80% ≈ 24時間分 |
¥84,000 |
| 報告書作成時間削減 |
50時間/月 × ¥3,500/時 × 削減率85% ≈ 42時間分 |
¥147,000 |
| ミス・やり直しコスト削減 |
転記ミス対応・クレーム対応時間の削減（月推定8時間） |
¥28,000 |
| 月間削減効果合計 |
¥378,000/月 |
| 月額運用費用（差引） |
▲ ¥85,000/月 |
| 純削減効果（月額） |
¥293,000/月 |
投資回収期間の試算:
初期投資 ¥1,280,000 ÷ 月間純削減 ¥293,000 ≈ 約4.4ヶ月 で初期費用を回収
12ヶ月後の累計削減効果: ¥293,000 × 12 = ¥3,516,000（初期投資の約2.7倍のリターン）
5. 実施スケジュール
2026年
11月
全システム共通 要件定義・キックオフミーティング・既存データ整理
システム① 出荷証明書テンプレート収集・フィールド定義
システム② 顧客マスタ・掛け率データの整理・移行準備
2026年
12月
システム① 出荷証明書AI開発・Slack連携設定・テスト
システム② 注文書作成機能・掛け率計算機能の開発
システム③ 報告書テンプレート設計・画像解析AI設定開始
2027年
1月
システム① 本番リリース・運用開始
システム② 電話AI文字起こし連携・ナレッジベース構築・本番リリース
システム③ 報告書AI開発・音声連携テスト
2027年
2月
システム③ 現場調査報告書AI 本番リリース・担当者研修
全システム共通 運用レビュー・改善フィードバック収集・AIモデル追加学習
2027年
3月〜
全システム共通 定常運用フェーズへ移行
月次レポートによる効果測定・継続改善・機能追加の検討
6. 実施分担・当社担当範囲
ピースフラット（開発パートナー）が担当
✔ AIシステムの要件定義・設計・開発
✔ Slack / Gmail連携設定
✔ 電話AIサービスとの連携設定
✔ 出荷証明書・報告書テンプレート設定
✔ AIモデルのプロンプト設計・チューニング
✔ テスト・品質保証
✔ 担当者向けトレーニング資料作成・研修実施
✔ 本番稼働後の保守・改善（月次）
✔ 月次効果測定レポート提供
KAIM Corp様にご用意いただくもの
□ 既存の出荷証明書テンプレート（各社様式）
□ 顧客マスタ一覧（顧客名・掛け率・連絡先）
□ 過去の注文書データ（移行用）
□ Slackワークスペースへのアプリ追加許可
□ Gmail / Outlookへのアクセス許可（API設定）
□ 電話システムの仕様確認への協力
□ 現場写真サンプル（報告書AI学習用 各部位20枚以上）
□ 研修参加者の時間確保（2日間）
重要な前提条件:
• 電話AI文字起こし機能は、現在ご利用の電話システムの仕様によって対応範囲が変わります。事前に電話システムのメーカー・型番を共有ください。
• 現場調査報告書AIの精度は、学習用写真サンプルの品質・量に依存します。
• 上記スコープ外の追加要件が発生した場合は、別途お見積りとなります。
7. 開発パートナー選定理由
| 選定ポイント | 内容 |
|---|
| 建設・改修業界への理解 |
シーリング材診断（コニシ）・塗装仕様書（エスケー化研）等の業界固有フォーマットを把握。デモモックにて実業務に即した内容を確認済み。 |
| AI技術の実績 |
Claude（Anthropic）・GPT-4等の最新AIを活用した業務自動化システムの開発実績。AI勉強会を通じた技術レベルの確認済み。 |
| 小規模・段階的な導入が可能 |
3システムを段階的にリリースするため、業務への影響を最小化。途中での追加・変更にも柔軟に対応。 |
| 継続的な改善サポート |
月次保守契約により、運用後のフィードバックを取り込んだAIモデルの継続改善が可能。 |
8. リスクと対策
| リスク | 対策 | 対応主体 |
|---|
| AI抽出精度が低い場合 |
人間による確認ステップを必ず設ける。完全自動化ではなく「AIが下書き、人が承認」フローとする。 |
開発パートナー |
| 電話システムとの連携不可 |
事前の技術調査で確認。連携不可の場合はWebアプリへの手動入力方式で対応。 |
双方確認 |
| 担当者の使用定着 |
段階的なロールアウト・研修の実施・操作マニュアル提供。最初の1ヶ月はサポートデスクを設置。 |
開発パートナー |
| データセキュリティ |
顧客データ・証明書データはすべて社内環境またはセキュアなクラウドで管理。外部への不適切な送信は発生しない設計とする。 |
開発パートナー |
9. 承認申請
上記内容を踏まえ、以下の通りAI業務自動化システムの導入を申請します。
申請内容: AI業務自動化システム 3システムの開発・導入契約締結の承認
契約相手先: ピースフラット株式会社
契約総額（概算）: 初期費用 ¥1,280,000（税別）＋月額 ¥85,000〜
導入開始予定: 2026年11月
本番稼働予定: 2027年2月（全システム）
添付書類
- システムデモモック（出荷証明書AI）: https://kaim-shipping-certificate-ai.pages.dev/
- システムデモモック（受発注・問い合わせAI）: https://inquiry-order-ai-system.pages.dev/
- 見積もり前提条件書（別紙）
- 開発パートナー会社概要（別紙）