AI System Implementation Proposal
AI業務自動化システム
導入稟議書
出荷証明書自動作成 ／ 受発注・問い合わせ管理 ／ 現場調査報告書自動作成
1. 導入概要・目的
当社は、建物の診断・改修工事における出荷証明書の発行、仕入先への発注業務、
現場調査報告書の作成等を紙・Excelベースで運用してきた。
業務量の増加に伴い、これらの作業に要する時間が増大しており、
営業担当者・事務担当者の工数を圧迫している。
本稟議は、AIを活用した3つの業務自動化システムを段階的に導入し、
業務効率化・品質向上・ヒューマンエラー削減を実現することを目的とする。
導入3システムの概要
① 出荷証明書AI自動作成システム — メール受信 → AI解析 → 証明書Excel自動生成
② 受発注・問い合わせ管理AIシステム — 電話・メール → 注文書自動作成・掛け率計算・ナレッジ蓄積
③ 現場調査報告書AI自動作成システム — 音声メモ＋工事写真 → 劣化診断報告書自動生成
2. 現状の課題
| 業務 |
現状の問題点 |
月間工数（概算） |
エラー・リスク |
| 出荷証明書発行 |
メールで届いた依頼内容を手動でExcelに転記。コニシ・エスケー化研等メーカーごとに書式が異なり、毎回フォーマット選択・編集が必要。情報不足時に個別確認が発生。 |
月 40時間 |
転記ミス、書式選択ミス |
| 受発注・注文書作成 |
電話・メールで受けた注文内容をメモし、後からExcelで注文書を作成。顧客ごとの掛け率を都度確認表で参照する手間がある。 |
月 30時間 |
聞き取りミス、掛け率適用漏れ |
| 現場調査報告書作成 |
現場写真を整理し、劣化状況をテキストで入力。コニシ・エスケー化研等の診断フォーマットに合わせて手動で記入。写真と所見の紐付けに時間がかかる。 |
月 50時間 |
写真誤挿入、所見の記載漏れ |
| 合計 |
3業務合計の非付加価値時間 |
月 120時間 |
— |
月120時間の非付加価値業務が、営業・現場担当者の本来業務を圧迫している
うち営業担当者が処理している事務作業が多く、本来の営業活動・顧客対応に充てる時間を圧迫している。
繁忙期（改修工事集中期）は処理が追いつかず、証明書発行遅延による顧客満足度低下のリスクもある。
3. 導入システム詳細
システム①
出荷証明書AI自動作成
40h削減/月（想定）
主な機能:
• メール本文からのAI情報抽出
• 情報不足時のチャット自動アラート
• メーカー別書式の自動選択・入力
• Excel出力 & 完了通知
システム②
受発注・問い合わせ管理AI
30h削減/月（想定）
主な機能:
• 電話AI文字起こし連携
• 品目・数量のAI抽出&候補提示
• 掛け率マスタ自動参照・計算
• ナレッジベース構築&検索
システム③
現場調査報告書AI作成
50h削減/月（想定）
主な機能:
• 音声メモ → テキスト自動変換
• 工事写真の部位手動紐付け画面
• 劣化所見・改修仕様の自動生成
• 報告書テンプレート自動入力
3-1. 出荷証明書AI自動作成システム
メール受信
Gmail/Outlook
→
チャット通知
受付確認
→
AI解析
情報抽出
→
不足情報
チャットアラート
→
フォーマット
選択
→
Excel自動入力
完了通知
| 対応メーカー・書式 | 必須フィールド | 自動入力率（目標） |
|---|
| コニシ株式会社（シーリング材） | 製品名・型番・ロットNo.・劣化度・施工場所・検査結果 | 90%以上 |
| エスケー化研株式会社（塗料） | 塗料品名・希釈率・塗装面積・塗布量・乾燥時間 | 90%以上 |
| KAIM標準書式 | 証明書No.・発行日・納入先・施工場所・担当者 | 95%以上 |
| その他メーカー指定書式 | 各社指定フォーマットに対応（登録制） | 80%以上（学習後） |
3-2. 受発注・問い合わせ管理AIシステム
電話 / メール
受信
→
AI文字起こし
・分類
→
注文内容
抽出
→
掛け率
自動計算
→
注文書
自動生成
| 機能 | 説明 | 効果 |
|---|
| 電話AI文字起こし連携 |
電話通話内容を文字起こし。顧客名・品目・数量・納期をAIが自動抽出する。 |
聞き取りミス・メモ漏れの解消 |
| 掛け率自動計算 |
顧客マスタに登録された掛け率を自動参照し、販売価格を即時算出する。 |
掛け率適用ミスの撲滅 |
| 問い合わせナレッジ蓄積 |
回答済み問い合わせを自動でナレッジ化。次回同様の問い合わせへの回答候補を提示。 |
問い合わせ対応時間 50%削減 |
3-3. 現場調査報告書AI自動作成システム
現場で
音声メモ録音
→
工事写真
アップロード
→
音声
テキスト化
→
写真×部位
手動紐付け
→
報告書
AI生成
→
確認・修正
完成
AIの役割と人の役割の分担:
AIが担う: 音声→テキスト変換、報告書の文章生成、テンプレートへの自動入力
人が担う: 工事写真と部位（バルコニー・外壁等）の紐付け確認、報告書の最終確認・修正
※写真内容のAI自動判定は精度・コスト面から対象外。担当者が画面で簡単に紐付けを確認する方式を採用。
| 対応報告書フォーマット | 自動入力内容 |
|---|
| KAIM標準調査報告書 | 建物概要・調査日・担当者・各部位の劣化状況・部位別評価（劣化度Ⅰ〜Ⅳ） |
| コニシ（シーリング診断） | 材種判定・外観劣化状態・引張試験結果・劣化度・改修工法の提案 |
| エスケー化研（塗装診断） | 塗装仕様書（工程名・品名・希釈率・塗回数・所要量・乾燥時間） |
期待される品質向上効果:
• 報告書の作成時間を平均2〜3時間 → 30分以下に短縮（目標）
• 担当者ごとの記述ばらつきをAIが統一表現に整形
• 写真の部位紐付けを画面で一括確認することで誤挿入を防止
4. 実施スケジュール
2026年
11月
全システム共通 要件定義・キックオフ・既存データ整理
システム① 出荷証明書テンプレート収集・フィールド定義
システム② 顧客マスタ・掛け率データの整理・移行準備
2026年
12月
システム① 出荷証明書AI開発・チャット連携・テスト → 本番リリース
システム② ナレッジベース・注文書作成機能の開発 → 本番リリース
システム③ 音声テキスト化・報告書テンプレート設計開始
2027年
1月
システム③ 写真紐付け画面・報告書AI開発・テスト → 本番リリース
全システム共通 担当者研修・操作マニュアル配布
2027年
2月〜
全システム共通 定常運用フェーズ移行・月次効果測定・継続改善
5. 実施分担・当社担当範囲
ピースフラット（開発パートナー）が担当
✔ AIシステムの要件定義・設計・開発
✔ チャットツール / Gmail連携設定
✔ 出荷証明書・報告書テンプレート設定
✔ AIプロンプト設計・チューニング
✔ テスト・品質保証
✔ 担当者向けトレーニング・研修実施
✔ 本番稼働後の保守・改善（月次）
KAIM様にご用意いただくもの
□ 出荷証明書Excelフォーマット（メーカー別・全パターン）
□ 現場調査報告書のフォーマット
□ 顧客マスタ（顧客名・掛け率・連絡先）
□ チャットツールへのアプリ追加許可
□ Gmail / Outlookへのアクセス許可
□ 現場担当者が使用する音声録音環境
□ 研修参加者の時間確保
6. 伴走支援を依頼する理由
単なるシステム開発の発注ではなく、ピースフラットに伴走支援を依頼する理由は以下の通りである。
AIを活用した業務改善のノウハウを社内に取り込み、将来的な自社展開を視野に入れている。
| 理由 | 詳細 |
|---|
| 同業へのAI活用横展開 |
出荷証明書・現場調査報告書等の業務はKAIMと類似する改修・建設業者に共通している。伴走支援を通じて得たAI活用ノウハウを、今後同業他社へのサービスとして横展開できる可能性がある。 |
| AI活用の社内知見蓄積 |
外注して終わりではなく、開発過程を通じて社内担当者がAIシステムの仕組みを理解する。将来的に自社でAIを活用した業務改善を自走できる体制を構築する。 |
| 業界特化への対応力 |
シーリング材診断（コニシ）・塗装仕様書（エスケー化研）等、建物改修業界固有のフォーマット・業務フローをすでに把握している。デモモックで実業務に即した内容を確認済み。 |
| 段階的・継続的な改善 |
3システムを段階的にリリースし、現場のフィードバックを取り込みながら改善を続ける体制が整っている。単発開発ではなく継続的なパートナーシップを前提とした支援。 |
将来的な展開イメージ:
KAIM株式会社自身がAI活用のノウハウを持つことで、同業の管理組合・改修業者へのAI導入支援サービスとして外販することが可能になる。
今回の伴走支援はその第一歩と位置づける。
7. リスクと対策
| リスク | 対策 | 対応主体 |
|---|
| AI抽出精度が低い場合 |
完全自動化ではなく「AIが下書き、人が確認・承認」フローとする。担当者の確認ステップを必ず設ける。 |
開発パートナー |
| 音声テキスト化の精度問題 |
フィラー除去・後処理ロジックを実装。精度が要件未達の場合は追加チューニングを実施。 |
開発パートナー |
| 担当者の使用定着 |
段階的ロールアウト・研修の実施・操作マニュアル提供。最初の1ヶ月はサポートを設置。 |
開発パートナー |
| 前提条件の変更 |
Excelフォーマット増加・電話システム非対応等、前提が崩れた場合は別途見積もりを提示する。 |
双方確認 |